Taxcon logo
Многоканальный телефон
Войти

Сколько хранить документы?

Работа бухгалтерии сопряжена с огромным количеством бумаг. Едва ли не ежедневно составляются и подписываются новые документы – ежеквартальные и годовые отчеты, приказы, письма, договоры, а что делать со старыми? В этой статье мы расскажем о том, сколько времени нужно хранить документы.

Сроки хранения документов в России регулируются Налоговым кодексом, архивным законодательством и Законом о бухгалтерском учете. В зависимости от вида документов срок их хранения составляет от 1 года до 75 лет!

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов

К ним также относятся документы, которые подтверждают уплату налогов. Ниже указано, сколько лет нужно хранить документы данного типа.

Вид документов

Срок хранения, лет

В общем случае

4 года

Документы, подтверждающие право на получение льгот

В течение всего периода действия льготы и 3 года после окончания срока действия льготы

Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизационного оборудования и учтенную в расходах амортизацию

Все время, пока списываются расходы на амортизацию имущества и 3 года после завершения срока амортизации

Налоговый кодекс не определяет, как именно считать возраст документа, поэтому общая практика – считать за отсчетную точку день, следующий за датой составления бумаги.

Кадровые документы

К данным документам относятся личные дела сотрудников, трудовые договора, зарплатные ведомости и большой перечень других документов.

Вид документов

Срок хранения, лет

Документы, связанные с начислением выплат и представлением льгот (личные дела сотрудников, списки работников, занятых на вредных условиях труда, трудовые договоры, лицевые счета работников организации и т.д.)

75 лет

Невостребованная трудовая книжка

50 лет

Документы, подтверждающие обучение сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах, командировках, награждениях, договоры и материальной ответственности

5 лет

Документы по дисциплине труда и учету рабочего времени

3 года

Табель учета рабочего времени, заказы на бланки учета и отчетности, месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним

1 год

Срок хранения кадровых документов необходимо вести с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Бухгалтерские и хозяйственные документы

Сколько хранить бухгалтерские документы, определяет Закон о бухучете (статья 17), а также Перечень типовых управленческих документов. Согласно вышеупомянутым документам установлены следующие сроки хранения:


Вид документов

Срок хранения, лет

Бухгалтерская отчетность, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета

минимум 5 лет

Годовые и квартальные отчеты

минимум 5 лет

Договоры, приемо-сдаточные акты

минимум 5 лет

Первичные документы, кассовые документы

минимум 5 лет

Срок хранения документов отсчитывается со следующего после использования этих документов года. Это важно учитывать, чтобы верно рассчитать, сколько лет хранить документы. То есть, если последний раз документы использовались в 2013 году, то 5 лет следует отсчитывать с 2014, а не с 2013 года.

В законодательстве прописано не только, сколько лет хранить бухгалтерские документы, но и где и как они должны храниться. Например, первичные документы и учетные регистры должны храниться в архиве, а бланки строгой отчетности – в сейфах. Ответственность за эти документы несет главный бухгалтер организации.

Мы постарались структурировать информацию о том, сколько лет нужно хранить документы, чтобы вам было проще ориентироваться в ней. Если вы не нашли в этой статье информации о сроках хранения какого-либо документа, обратитесь к нам за консультацией.

Как найти хорошего бухгалтера?

Бухгалтера часто называют «вторым лицом компании». От качества его работы во многом зависит успешность и порой существование организации. 

Подробнее

Как проверить бухгалтера?

По закону в России за все ошибки в ведении бухгалтерского и налогового учета ответственность несет руководитель компании. Как правило, максимум, что может потерять бухгалтер – свое рабочее место.

Подробнее

Когда проводится налоговая проверка?

Налоговые проверки бывают камеральные и выездные. Камеральные проводятся сразу после подачи налоговой декларации и длятся в течение трех месяцев.

Подробнее